主夫ときどきプログラマ

プログラミング、Webエンジニアリング、etc

組織で使える、仕事の効率を5倍アップさせる9のメール術


現代のビジネスでEmailというのは欠くことのできない連絡ツールとなっていますが、
その活用方法はまだまだ個人任せになっているのが現状で、
組織の中にあっても有効に使われていない場合が数多く見られます。

そこで、組織で使うことで全体の生産性を向上させる9のメール術を考えました。


メールを開かずに判断できるようにするために

1. 件名はラベリングし内容を予想しやすくする

【重要】【緊急】などメールの件名にラベル付けをして件名を見た時点で内容を判断できるようにします。
集中して作業をしている時など、メールを開く前に内容を予想できれば、メールを読む手間を省くことができます。
どういう時にどのラベルを使うのかは組織にあったものを事前に定義しましょう。

例)
【緊急】 :即時対応が必要なものに付ける
【重要】 :対応は必要だが急ぎではないものに付ける
【連絡】 :連絡事項につける
【進捗】 :進捗報告時に付ける
2. 件名に「Re:~」を連続させない

件名に「Re:~」が連続すると件名が分からなくなってしまいますね。
メーラーの設定やメーリングリストなどを利用する際に気をつけましょう。

3. 差出人名は名前の後に会社名

メーラーに表示された時に差出人が隠れないようにするために差出人を「名前 組織名」の順にしましょう。
また、組織内でフォーマットが揃っていれば、外部からのメールかどうかも判断しやすくなります。

良い例)田中太郎 (株)大日本商事
悪い例)株式会社大日本商事 田中太郎
4. 件名だけで用件を終わらせる

件名だけで内容が伝われば、受信者の時間節約につながります。
書く方も長々とメールを考える必要もなくなりますね。

例)
【連絡】7月19日14時からMTGしましょう。1Fのスタバにて。

メールを情報源として活用するために

5. メールスレッドを意識する

メールのやり取りで返信を続けると1つのスレッドが作成されます。
メールを後から見返す際にスレッドとなっていると振り返りが容易になります。
関係のないメールに返信をしたり、件名を途中で変えたりしてはいけません。

6. 1つの話題に特化した内容にする

話題が一つであれば一つのメールスレッドで内容がまとまりますし、
話が脱線することも少なくなります。

7. 最後にはまとめメールを

メールでの議論を行った場合は最後にまとめメールを送りましょう。
後から内容を見返す際にすべてを読み返す手間が省けます。
長くなる場合は途中にもまとめメールを送りましょう。


セキュリティ性を高めるために

8. 重要なファイルはパスワードを付けて圧縮する

サーバ接続情報など、重要なファイルはパスワードを付けて圧縮しましょう。
解凍用のパスワードは電話で連絡するなど方法を選びましょう。
インターネット経由で伝える場合にはセキュアな通信路を選択しましょう。
googledocsのシェアドキュメントなどが有効に利用できます。

9. メールの容量は1M以下にする

添付ファイルを送信する場合は1M以下に抑えるようにしましょう。
大きいフィイルをダウンロードするには時間がかかってしまいます。
もし1Mを越える場合は、添付ファイルを圧縮するか、複数のメールに分けてファイルを添付しましょう。



いかがでしょうか。
ぜひ試してみてください。